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Baier Benninger, P.: Model requirements for the management of electronic records (MoReq2) : Anleitung zur Umsetzung (2011)
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- Abstract
- Viele auch kleinere Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen sind angesichts eines wachsenden Berges von digitalen Informationen mit dem Ordnen und Strukturieren ihrer Ablagen beschäftigt. In den meisten Organisationen besteht ein Konzept der Dokumentenlenkung. Records Management verfolgt vor allem in zwei Punkten einen weiterführenden Ansatz. Zum einen stellt es über den Geschäftsalltag hinaus den Kontext und den Entstehungszusammenhang ins Zentrum und zum anderen gibt es Regeln vor, wie mit ungenutzten oder inaktiven Dokumenten zu verfahren ist. Mit den «Model Requirements for the Management of Electronic Records» - MoReq - wurde von der europäischen Kommission ein Standard geschaffen, der alle Kernbereiche des Records Managements und damit den gesamten Entstehungs-, Nutzungs-, Archivierungsund Aussonderungsbereich von Dokumenten abdeckt. In der «Anleitung zur Umsetzung» wird die umfangreiche Anforderungsliste von MoReq2 (August 2008) zusammengefasst und durch erklärende Abschnitte ergänzt, mit dem Ziel, als griffiges Instrument bei der Einführung eines Record Management Systems zu dienen.
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Toebak, P.M.: Records Management : Gestaltung und Umsetzung (2010)
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- Footnote
- Rez. in: ZfBB 58(2011) H.2, S.108 (R. Schneider): "Kürzlich, während eines Vortrags zum Knowledge Management eines der weltweit grössten Wirtschaftsprüfer, überraschte eine Zuhörerin den Vortragenden mit einer simplen Frage: »Brauchen Sie nicht eigentlich Records Management?« Darauf der sichtlich überrumpelte Referent: »Was meinen Sie mit Records Management?« Soviel zum Stand der Dinge und zur Verankerung des Themas in der aktuellen Betriebslandschaft. Insofern trifft es sich gut, dass nach dem lange erwarteten Handbuch zum Records Management nun das Folgewerk mit demselben Haupttitel sowie dem Untertitel Gestaltung und Umsetzung von Peter Toebak erschienen ist. Der ungleich schlankere Band widmet sich - wie es der Untertitel andeutet - der konkreten Realisierung des betrieblichen Aktenmanagements und tut dies vor allen Dingen anhand eines Zehn-Schritte-Plans, der nach einer Einleitung und einer Rekapitulation der Kernproblematik des Records Management im dritten Kapitel vorgestellt und den folgenden vier Kapiteln ausführlich ausgearbeitet und in allen Details extemporiert wird. Die einzelnen Schritte dieses Plans reichen dabei von der Definition der Methodik (1) und der Identifikation des Umfelds (2) über die Identifikation der Prozesskategorien (3) und die Definition der Records-Serien (4) zu den eher applikationsorientierten Arbeitschritten. Diese umfassen nach der Identifikation der Anwendungen (5), die Integration der Systemlandschaft mit dem EDRMS (= Electronic Documentary Records Management System) (6), die Definition weiterer Attribute (7), die Auswahl und Installation des EDRMS (8) sowie die Umsetzung des EDRMS (9) und dessen Evaluation (10).
Über allen Ausführungen steht jedoch gleichsam das Mantra der Synonymie von Dossier und Prozess, wobei Synonymie hier im strengeren Sinn als funktionale Äquivalenz zu verstehen ist. Um dieses zentrale Kernverständnis werden dann die weiteren essentiellen Kernbegriffe wie »item level«, »above item level«, »kleiner und grosser Lebenszyklus«, »Compliance« und schlussendlich das Herzstück des RM, das »Masterdossier«, ausführlich diskutiert und in den rechten Kontext zur Deckungsgleichheit von Dossier und Prozess gebracht. Wie schon im Handbuch erweist sich der Verfasser in seiner Kompetenz nicht nur als Kenner, sondern auch als Meister des Metiers und unterstreicht dies durch eine detaillierte Bezugnahme auf angrenzende Quellen, so dass die Lektüre der teilweise äußerst umfangreichen einzelnen Kapitel, die allerdings nur sehr flach strukturiert sind, immer erhellend bleibt und die Notwendigkeit einer Umsetzung des Records Management unterstreicht. Der Leser wird Zeuge eines enormen Reflektionsprozesses, der sich auch an den sorgfältig ausgearbeiteten Anhängen mit den dort vorhandenen Literaturangaben und dem Glossar der wichtigsten Begriffe zeigt. Jedoch hätte man dem Buch neben einem weiträumigeren Textspiegel, grösseren Abständen zwischen Zeilen und Absätzen und leserlicheren Illustrationen ein etwas strengeres Lektorat gewünscht, welches die sehr häufigen Exkurse entweder deutlicher abgehoben oder ganz gestrichen hätte. So ist der Leser ständig gefordert, dem auf hohem akademischen Niveau mäandernden, bisweilen ausufernden Gedankenstrom mit höchstmöglicher Aufmerksamkeit zu folgen. Andererseits muss bei aller Kritik an den sowohl formalen als auch inhaltlich übervollen Seiten auch das Bemühen um Vollständigkeit und Einbettung in den wissenschaftlichen Gesamtkontext honoriert werden. Daran fehlt es diesem Buch wahrlich nicht; an manchen Stellen hätte man sich nur etwas mehr konkrete Beispiele gewünscht, um die Komplexität der Materie besser zu veranschaulichen. So könnte man sich vorstellen, in einer neuen Auflage den Zehn-Schritte-Plan am Fallbeispiel einer imaginären Firma oder Verwaltung zu illustrieren, wie dies beispielsweise Helmut Krcmar in seinem Standardwerk zum Informationsmanagement anhand der Rockhaus AG tut.
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Büttner, G.: Integration audiovisueller Aufzeichnungen in das Records Management einer Organisation : ein konzeptionelles Metadatenmodell (2017)
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- Abstract
- Dieser Artikel stellt ein konzeptionelles Metadatenmodell vor, das auf Records verschiedener Medientypen anwendbar ist. Organisationen, die im Zuge ihrer Tätigkeit regelmäßig sowohl textbasierte als auch audiovisuelle Records erstellen, haben beide Medien im Sinne des Records Management zu verwalten. Dazu sind Metadaten, einschließlich der des zentralen Ordnungssystems für Records, ein Hauptwerkzeug. Inspiriert durch medienübergreifende, auf gemeinsamen Zugriff ausgerichtete Metadatenmodelle, wird ein neues Modell vorgeschlagen. Es kombiniert die hierarchische Abstraktion der existierenden Modelle mit den Prinzipien des Records Management. Das Modell kann Organisationen dabei helfen, Entscheidungen über Metadaten für ihre Records zu treffen.
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Peters-Kottig, W.: Anwendung von OPUS für Forschungsdaten : das Beispiel eines außeruniversitären Forschungsinstituts (2018)
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- Abstract
- OPUS wurde als Dokumentenserver konzipiert und ursprünglich nicht für den Nachweis von Forschungsdaten angelegt. Mit vergleichsweise geringem Aufwand können dennoch Forschungsdaten als Supplementary Material zu Zeitschriftenbeiträgen publiziert werden. Auch reine Forschungsdatenpublikationen können via OPUS veröffentlicht werden, selbst wenn die gegenwärtig auf Textpublikationen zugeschnittene Metadatenerfassung weniger gut für die Beschreibung reiner Forschungsdaten geeignet ist. Ein Unterschied zu anderen Systemen und Anwendungsszenarien besteht in der Beschränkung, großvolumige Daten nicht innerhalb von OPUS selbst vorzuhalten. Der für das institutionelle Repository des Zuse-Instituts Berlin konzipierte pragmatische Lösungsansatz ist in OPUS ohne zusätzliche Programmierung umsetzbar und skaliert für beliebig große Forschungsdatensätze.
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Petit, A.L.B.: Ordnungssysteme im Records Management (2014)
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- Abstract
- Immer dann, wenn ein Paradigma in Frage gestellt werden soll, ist es unabdingbar, sich mit dem Grund seiner Existenz auseinander zu setzen. So sollen nach eingehenden Begriffsklärungen des Records Management und der Ordnungstheorie, die grundlegend für diese Analyse sind, in einem nächsten Schritt die unterschiedlichen Ordnungselemente im Records Management untersucht und ihre Rolle im Gesamtkontext der Disziplin eruiert werden. Dies wird im weiteren Verlauf der Arbeit insbesondere durch eine Analyse diverser Standards sowie der Norm ISO-15489 und deren Implikationen an Ordnungssysteme gewährleistet. Nachdem auf diese Weise die Ordnungssysteme in ihrer Rolle als Informationsverwaltungswerkzeug positioniert wurden, soll im nächsten Teil der Arbeit der Fokus auf das Retrieval und die Interaktion mit dem Nutzer gelegt werden. In diesem Zusammenhang wird das Prinzip Hierarchie, welches den Aktenplan strukturell definiert, in einem ersten Schritt mit den kognitiven Strukturen des Menschen abgeglichen, um hier etwaige Diskrepanzen festzustellen oder ihn zu legitimieren. Daraufhin soll in einem Exkurs in die Informationsverhaltensforschung und empirische Nutzerstudien von Records Management-Systemen versucht werden, die bevorzugten Suchstrategien in Bezug auf Browsing oder Searching herauszustellen. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse sollen im letzten Teil der Arbeit die Konsequenzen für die Ordnungssysteme im Records Management dargestellt sowie die Verbindung zu weiteren technologischen Entwicklungen angerissen werden. Im Fazit werden die Ergebnisse zusammenfassend rekapituliert und abschließend bewertet.
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Hu, P.J.-H.; Hsu, F.-M.; Hu, H.-f.; Chen, H.: Agency satisfaction with electronic record management systems : a large-scale survey (2010)
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Troitino Rodriguez, S.; Fujita, M.; Neves, D.A.B.: Indexing in records management (2016)
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- Source
- Knowledge organization for a sustainable world: challenges and perspectives for cultural, scientific, and technological sharing in a connected society : proceedings of the Fourteenth International ISKO Conference 27-29 September 2016, Rio de Janeiro, Brazil / organized by International Society for Knowledge Organization (ISKO), ISKO-Brazil, São Paulo State University ; edited by José Augusto Chaves Guimarães, Suellen Oliveira Milani, Vera Dodebei
-
Szulc, J.: Document management in the the Polish central catalogues (2017)
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- Source
- Theorie, Semantik und Organisation von Wissen: Proceedings der 13. Tagung der Deutschen Sektion der Internationalen Gesellschaft für Wissensorganisation (ISKO) und dem 13. Internationalen Symposium der Informationswissenschaft der Higher Education Association for Information Science (HI) Potsdam (19.-20.03.2013): 'Theory, Information and Organization of Knowledge' / Proceedings der 14. Tagung der Deutschen Sektion der Internationalen Gesellschaft für Wissensorganisation (ISKO) und Natural Language & Information Systems (NLDB) Passau (16.06.2015): 'Lexical Resources for Knowledge Organization' / Proceedings des Workshops der Deutschen Sektion der Internationalen Gesellschaft für Wissensorganisation (ISKO) auf der SEMANTICS Leipzig (1.09.2014): 'Knowledge Organization and Semantic Web' / Proceedings des Workshops der Polnischen und Deutschen Sektion der Internationalen Gesellschaft für Wissensorganisation (ISKO) Cottbus (29.-30.09.2011): 'Economics of Knowledge Production and Organization'. Hrsg. von W. Babik, H.P. Ohly u. K. Weber
-
Jervis, M.; Masoodian, M.: How do people attempt to integrate the management of their paper and electronic documents? (2014)
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