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Source

nfd Information - Wissenschaft und Praxis. 50(1999) H.6, S.363-366

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BK

85.20 / Betriebliche Information und Kommunikation

Classification

85.20 / Betriebliche Information und Kommunikation

Footnote

Rez. in: ZfBB 58(2011) H.2, S.108 (R. Schneider): "Kürzlich, während eines Vortrags zum Knowledge Management eines der weltweit grössten Wirtschaftsprüfer, überraschte eine Zuhörerin den Vortragenden mit einer simplen Frage: »Brauchen Sie nicht eigentlich Records Management?« Darauf der sichtlich überrumpelte Referent: »Was meinen Sie mit Records Management?« Soviel zum Stand der Dinge und zur Verankerung des Themas in der aktuellen Betriebslandschaft. Insofern trifft es sich gut, dass nach dem lange erwarteten Handbuch zum Records Management nun das Folgewerk mit demselben Haupttitel sowie dem Untertitel Gestaltung und Umsetzung von Peter Toebak erschienen ist. Der ungleich schlankere Band widmet sich - wie es der Untertitel andeutet - der konkreten Realisierung des betrieblichen Aktenmanagements und tut dies vor allen Dingen anhand eines Zehn-Schritte-Plans, der nach einer Einleitung und einer Rekapitulation der Kernproblematik des Records Management im dritten Kapitel vorgestellt und den folgenden vier Kapiteln ausführlich ausgearbeitet und in allen Details extemporiert wird. Die einzelnen Schritte dieses Plans reichen dabei von der Definition der Methodik (1) und der Identifikation des Umfelds (2) über die Identifikation der Prozesskategorien (3) und die Definition der Records-Serien (4) zu den eher applikationsorientierten Arbeitschritten. Diese umfassen nach der Identifikation der Anwendungen (5), die Integration der Systemlandschaft mit dem EDRMS (= Electronic Documentary Records Management System) (6), die Definition weiterer Attribute (7), die Auswahl und Installation des EDRMS (8) sowie die Umsetzung des EDRMS (9) und dessen Evaluation (10).
Über allen Ausführungen steht jedoch gleichsam das Mantra der Synonymie von Dossier und Prozess, wobei Synonymie hier im strengeren Sinn als funktionale Äquivalenz zu verstehen ist. Um dieses zentrale Kernverständnis werden dann die weiteren essentiellen Kernbegriffe wie »item level«, »above item level«, »kleiner und grosser Lebenszyklus«, »Compliance« und schlussendlich das Herzstück des RM, das »Masterdossier«, ausführlich diskutiert und in den rechten Kontext zur Deckungsgleichheit von Dossier und Prozess gebracht. Wie schon im Handbuch erweist sich der Verfasser in seiner Kompetenz nicht nur als Kenner, sondern auch als Meister des Metiers und unterstreicht dies durch eine detaillierte Bezugnahme auf angrenzende Quellen, so dass die Lektüre der teilweise äußerst umfangreichen einzelnen Kapitel, die allerdings nur sehr flach strukturiert sind, immer erhellend bleibt und die Notwendigkeit einer Umsetzung des Records Management unterstreicht. Der Leser wird Zeuge eines enormen Reflektionsprozesses, der sich auch an den sorgfältig ausgearbeiteten Anhängen mit den dort vorhandenen Literaturangaben und dem Glossar der wichtigsten Begriffe zeigt. Jedoch hätte man dem Buch neben einem weiträumigeren Textspiegel, grösseren Abständen zwischen Zeilen und Absätzen und leserlicheren Illustrationen ein etwas strengeres Lektorat gewünscht, welches die sehr häufigen Exkurse entweder deutlicher abgehoben oder ganz gestrichen hätte. So ist der Leser ständig gefordert, dem auf hohem akademischen Niveau mäandernden, bisweilen ausufernden Gedankenstrom mit höchstmöglicher Aufmerksamkeit zu folgen. Andererseits muss bei aller Kritik an den sowohl formalen als auch inhaltlich übervollen Seiten auch das Bemühen um Vollständigkeit und Einbettung in den wissenschaftlichen Gesamtkontext honoriert werden. Daran fehlt es diesem Buch wahrlich nicht; an manchen Stellen hätte man sich nur etwas mehr konkrete Beispiele gewünscht, um die Komplexität der Materie besser zu veranschaulichen. So könnte man sich vorstellen, in einer neuen Auflage den Zehn-Schritte-Plan am Fallbeispiel einer imaginären Firma oder Verwaltung zu illustrieren, wie dies beispielsweise Helmut Krcmar in seinem Standardwerk zum Informationsmanagement anhand der Rockhaus AG tut.
Möglich wäre dies auch in einem dritten Band desselben Autors, der die Kürze und Struktur eines Vademekums haben sollte. Dieses Vademekum könnte dem Records Manager als handlicher Leitfaden und Nachschlagewerk für die jeweils umzusetzenden Projekte dienen. Zudem könnte es dem allgemeinen Management die Notwendigkeit des Records Management vor Augen führen und eine konkrete Entscheidungshilfe zur Gestaltung der allgemeinen Richtlinien sein. Denn eines steht dem Leser nach der Lektüre klar vor Augen: Es braucht mehr Records und weniger Knowledge Management sowie eine sinnvolle Verzahnung dieser beiden Disziplinen mit dem sie stützenden Informationsmanagement. Records Management ist dabei nicht nur ein Scharnier zwischen Informationsmanagement und Knowledge Management und der alles umfassenden Informationstechnologie, sondern kann vielmehr zum Dreh- und Angelpunkt einer effizienten betrieblichen Verwaltung werden. Wenn auch die allgemeine Managementebene bereit ist, diese strukturelle Notwendigkeit zu erkennen, dann steht der von Peter Toebak beschriebenen Gestaltung und Umsetzung nichts mehr im Wege."

Imprint

Baden : hier + jetzt, Verl. für Kultur und Geschichte

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Abstract

Die September/Oktober-Ausgabe 2009 der IWP ist eine Schwerpunktausgabe zum Records Management. Es ist interessant, dass einmal aus fachlich ganz anderer Perspektive auf diese Management- Disziplin geschaut wird. Viele Aspekte werden angesprochen: Terminologie, Rolle des Archivwesens, Interdisziplinarität, Langzeitaufbewahrung und Standardisierung. Im Artikel "Wissensorganisation und Records Management. Was ist der 'state of the art'?" steht die Wissensorganisation als Schwachstelle des Records Management zentral. Dies zu Recht: Das logische Datenmodell von DOMEA - das Gleiche gilt für GEVER und ELAK - entspricht beispielsweise nicht in allen Hinsichten der Geschäftsrealität. Daraus entstehen für die Mitarbeitenden im Arbeitsalltag öfters mehr Verständnisprobleme als sie bewältigen können oder wollen. Die systemische Unterstützung der eingesetzten EDRMS (nicht alle Produkte verdienen übrigens diesen Namen) wird dadurch geschwächt. Die Wissensorganisation genügt in vielen Fällen (noch) nicht. Das Problem liegt allerdings weniger bei der Klassifikation (Aktenplan), wie Ulrike Spree meint. Auch hier kommen Anomalien vor. Ein Ordnungssystem im Records Management umfasst mehr als nur die Klassifikation. Zudem dürfen die prinzipiellen, inhärenten Unterschiede zwischen Records Management einerseits und Wissens- und Informationsmanagement andererseits nicht vergessen gehen. Nicht die Klassifikation ist beim Records Management das zentrale Werkzeug der Informationsrepräsentation und -organisation, sondern die saubere Dossierbildung und die stringente, strukturstabile Umsetzung davon im Datenmodell. Hierauf geht die Autorin nicht ein. Ich werde aus dieser Sicht auf ihren Beitrag in der Schwerpunktausgabe reagieren.

Date

6.12.2009 17:22:17

Source

Information - Wissenschaft und Praxis. 60(2009) H.8, S.443-446

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Abstract

Der Aufsatz beschreibt die Planung der Dokumentation des EXPO 2000 Hannover GmbH, dem Organisator der Weltausstellung im Jahr 2000. Bei der Planung wirkte die Unternehmens- und Technologieberatung Arthur D. Little Inc. mit. Der Aufsatz stellt eine bisher in der Literatur einmalige Beschreibung der betrieblichen Dokumentationsplanung in Projektform dar. Es werden die Projektphasen und Dokumentationsprozesse in Kurzform geschildert

Source

nfd Information - Wissenschaft und Praxis. 49(1998) H.5, S.261-267

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Abstract

Wir werden einmal die Grundlagen des Text-Mining-Systems bei IBM darstellen, dann werden wir das Projekt etwas umfangreicher und deutlicher darstellen, da kennen wir uns aus. Von daher haben wir zwei Teile, einmal Heidelberg, einmal Hamburg. Noch einmal zur Technologie. Text-Mining ist eine von IBM entwickelte Technologie, die in einer besonderen Ausformung und Programmierung für uns zusammengestellt wurde. Das Projekt hieß bei uns lange Zeit DocText Miner und heißt seit einiger Zeit auf Vorschlag von IBM DocCat, das soll eine Abkürzung für Document-Categoriser sein, sie ist ja auch nett und anschaulich. Wir fangen an mit Text-Mining, das bei IBM in Heidelberg entwickelt wurde. Die verstehen darunter das automatische Indexieren als eine Instanz, also einen Teil von Text-Mining. Probleme werden dabei gezeigt, und das Text-Mining ist eben eine Methode zur Strukturierung von und der Suche in großen Dokumentenmengen, die Extraktion von Informationen und, das ist der hohe Anspruch, von impliziten Zusammenhängen. Das letztere sei dahingestellt. IBM macht das quantitativ, empirisch, approximativ und schnell. das muss man wirklich sagen. Das Ziel, und das ist ganz wichtig für unser Projekt gewesen, ist nicht, den Text zu verstehen, sondern das Ergebnis dieser Verfahren ist, was sie auf Neudeutsch a bundle of words, a bag of words nennen, also eine Menge von bedeutungstragenden Begriffen aus einem Text zu extrahieren, aufgrund von Algorithmen, also im Wesentlichen aufgrund von Rechenoperationen. Es gibt eine ganze Menge von linguistischen Vorstudien, ein wenig Linguistik ist auch dabei, aber nicht die Grundlage der ganzen Geschichte. Was sie für uns gemacht haben, ist also die Annotierung von Pressetexten für unsere Pressedatenbank. Für diejenigen, die es noch nicht kennen: Gruner + Jahr führt eine Textdokumentation, die eine Datenbank führt, seit Anfang der 70er Jahre, da sind z.Z. etwa 6,5 Millionen Dokumente darin, davon etwas über 1 Million Volltexte ab 1993. Das Prinzip war lange Zeit, dass wir die Dokumente, die in der Datenbank gespeichert waren und sind, verschlagworten und dieses Prinzip haben wir auch dann, als der Volltext eingeführt wurde, in abgespeckter Form weitergeführt. Zu diesen 6,5 Millionen Dokumenten gehören dann eben auch ungefähr 10 Millionen Faksimileseiten, weil wir die Faksimiles auch noch standardmäßig aufheben.

Date

22. 4.2003 11:45:36

Source

Medien-Informationsmanagement: Archivarische, dokumentarische, betriebswirtschaftliche, rechtliche und Berufsbild-Aspekte. Hrsg.: Marianne Englert u.a

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Abstract

Norm zur Archiv- und Schriftgutverwaltung

Source

nfd Information - Wissenschaft und Praxis. 51(2000) H.8, S.492-493

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Footnote

Bericht von der DMS'98, 7.-10.9.98 in Essen

Source

nfd Information - Wissenschaft und Praxis. 50(1999) H.1, S.42-44

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Abstract

Ordnungssysteme, vor allem in Form von Aktenplänen und business classifications schemes, gelten weiterhin als ein Kernelement von elektronischen Records Management Systemen. Die Rezeption und Nutzung von in den Informations- und Bibliothekswissenschaften entwickelten normativen Vorgaben und/oder Forschungsergebnissen zu Ordnungssystemen ist in der Records Management Community hingegen noch eher selten und zufällig. Aufgrund der Auswertung aktueller Fachliteratur zum Thema Records Management / Schriftgutverwaltung sowie der Erfahrungen der Autorin in zwei Lehrveranstaltungen, die die Eignung informationswissenschaftlicher Ansätze der Wissensorganisation auf Probleme der Schriftgutverwaltung überprüft haben, lässt sich eine Reihe von konkreten Empfehlungen für die Integration wissensorganisatorischer Expertise bei der Entwicklung von Records Management Systemen auf organisatorischer und inhaltlicher Ebene ableiten.

Source

Information - Wissenschaft und Praxis. 60(2009) H.6/7, S.339-354

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Abstract

Das Hauptthema dieser Tagung - Multimedia - beschäftigt sich mit der Vielfalt der Medien und Quellen, mit denen wir es heute zu tun haben. Da liegt es nahe, sich auch mit einer anderen Form der Vielfalt, dem Thema Mehrsprachigkeit zu beschäftigen. Und die Veranstalter dieser Tagung waren der Meinung, dass ein Schweizer dazu mit Sicherheit etwas zu sagen habe. Das ist insofern richtig, als wir in einem mehrsprachigen Land leben und mit diesem Problem im Alltag vertraut sind, sowohl im täglichen Leben, wie auch eben im dokumentarischen Alltag. Aus dieser praktischen Sicht und nicht als Sprachwissenschafter, der ich nicht bin, möchte ich mich dem Thema nähern. Die Vielfalt der deutschen Sprache: Wenn die Schweiz ein mehrsprachiges Land ist - ist dann Deutschland im Gegensatz dazu ein einsprachiges Land? Auf den ersten Blick sicher ja - in Deutschland spricht man deutsch - aber die Sache ist doch nicht so einfach. Natürlich leben auch hier, wie überall, Menschen aus anderen Ländern mit anderen Muttersprachen - in dieser Optik gibt es wohl fast nur mehrsprachige Länder. Aber auch wenn wir nur die einheimische Bevölkerung mit deutschem Pass betrachten, ist die Sache nicht so eindeutig. Zwar haben sie das Deutsche als gemeinsame Sprache, die von allen gesprochen und verstanden wird. Aber die eigentliche Muttersprache der Deutschen oder mindestens einer grossen Mehrheit ist nicht das Hochdeutsche, sondern einer der vielen Dialekte. Diese Dialekte sind ja höchst unterschiedlich und einem Bayern oder Schwaben geht es sicher nicht anders, als es mir vor Jahren ergangen ist, als ich in Norddeutschland erstmals plattdeutsch sprechen hörte: ich hab nicht mal mehr Bahnhof verstanden und benötigte einige Wochen, bis ich der Unterhaltung wenigstens in groben Zügen folgen konnte. Das Hochdeutsche ist da der gemeinsame Nenner und ermöglichst erst die Verständigung, auch wenn es mit vielfältigen Akzenten und regional eingefärbtem Vokabular gesprochen wird. In diesem Sinne ist die Situation nicht anders als in der deutschsprachigen Schweiz, wo auch ganz unterschiedliche Dialekte gesprochen werden. Allerdings gibt es doch einen wichtigen Unterschied: Hier in Deutschland ist Hochdeutsch die allgemeine Umgangssprache sowohl in der mündlichen wie in der schriftlichen Kommunikation. Dialekte werden im privaten Bereich gesprochen, aber im öffentlichen Bereich, im Geschäftsleben, in der Wissenschaft etc. ist Hochdeutsch die Umgangssprache.

Date

22. 4.2003 12:09:10

Source

Medien-Informationsmanagement: Archivarische, dokumentarische, betriebswirtschaftliche, rechtliche und Berufsbild-Aspekte. Hrsg.: Marianne Englert u.a

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Abstract

Der Begriff Records Management ist in Deutschland wenig geläufig. Die zugehörige ISO/DIN-Norm wird mit Schriftgutverwaltung übersetzt. Die Akzeptanz von Records Management entspricht nicht der Bedeutung, die die ordnungsgemäße Verwaltung und Erschließung von elektronischen Dokumenten in der öffentlichen Verwaltung und der freien Wirtschaft hat. Marktuntersuchungen haben gezeigt, dass der Einsatz von Records Management in Deutschland noch am Anfang steht.

Source

Information - Wissenschaft und Praxis. 60(2009) H.6/7, S.333-338

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Date

22. 2.1997 19:46:30

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Abstract

Records Management Software wird in Deutschland auch von vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen entwickelt. Die IWP sprach mit Joachim Haessler, dem Inhaber der Schwarzwälder Firma HAESSLER. Das Interview führte Ulrike Spree.

Source

Information - Wissenschaft und Praxis. 60(2009) H.6/7, S.365-368

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Abstract

Die Abkürzung MoReq steht für Model Requirements for the Management of Electronic Records. MoReq ist der europäische Standard für das Records Management. Herausgegeben wurde der von der Europäischen Kommission beauftragte und geförderte Standard vom DLM Forum. Seit Februar 2008 ist die Version MoReq2 gültig. MoReq2 umfasst nicht nur die Anforderungen an das Records Management sondern beinhaltet auch ein XML-Schema, einen Katalog mit Testszenarien und Testdaten sowie ein Zertifizierungsverfahren für Records Management Produkte. MoReq2 deckt den gesamten Lebenszyklus von Records von ihrer Entstehung, Nutzung und Verwaltung bis zur Archivierung und Löschung ab. Verschiedene europäische Staaten haben MoReq2 bereits adaptiert und die ersten Records Management Produkte befinden sich in der Zertifizierung.

Source

Information - Wissenschaft und Praxis. 60(2009) H.6/7, S.355-363

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Abstract

Gedruckte Medien, wie Bücher, Zeitschriften und Zeitungen sind kulturhistorisch und marktwirtschaftlich wichtige Informationsquellen auf dem Weg zur Wissensgesellschaft. Um sie elektronisch verfügbar zu machen, um sie bereitzustellen und zu vermarkten, werden vorhandene Dokumente digitalisiert, mit besonderen Analyseverfahren inhaltlich erschlossen und über Web-Portale zur Verfügung gestellt. Es ist jedoch eine besondere Herausforderung, sicher und schnell auf zentral verwaltete Dokumentbestände über das Internet zuzugreifen. Beim Abruf von qualitativ hochwertigen Digitalisaten werden große Datenmengen übertragen. Dadurch steigt der Bandbreitenbedarf und die Zugriffszeiten verlängern sich. Außerdem unterliegen urheberrechtlich geschützte Dokumente besonderen gesetzlichen Beschränkungen. Für die wirtschaftliche Verwertung von digitalisierten Druckmedien ist daher neben der inhaltlichen Erschließung auch der Einsatz von geeigneten Leseanwendungen notwendig. Das Fraunhofer-Institut Intelligente Analyse- und Informationssysteme (IAIS) entwickelt Techniken,um diese Herausforderungen zu meistern.

Source

Information - Wissenschaft und Praxis. 62(2011) H.8, S.351-354

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Abstract

Vorgestellt wird ein umfassendes System für das Informations- und Wissensmanagement in Unternehmen und Organsationen, das u.a. auch Dokumente enthält, die von vielen professionellen Online-Datenbanken heruntergeladen werden können - so z.B. von Zeitungs- und Fachzeitschriftendatenbanken der Hosts GENIOS, DATA-STAR, DIALOG und LEXIS-NEXIS sowie vom Internet

Source

nfd Information - Wissenschaft und Praxis. 50(1999) H.6, S.347-353

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Abstract

Gute technische Dokumentation erfordert Beispiele aus der betriebswirtschaftlichen Realittät und die Verwendung von aktuellen, branchenbezogenen Fachtermini. Beides läßt sich ohne großen Aufwand mit einem einfachen Internetzugang recherchieren. Sie erfahren, wie Sie Suchmaschinen, Branchen- und Firmenverzeichnisse, Nachrichtendienste, Fachzeitschriften und Firmenzeitschriften zur Recherche nutzen. Am Beispiel einer Schnittstellendokumentation sehen Sie, wie Sie dann die Ergebnisse der Internetrecherche in Ihre Dokumentation einbinden können

Source

nfd Information - Wissenschaft und Praxis. 50(1999) H.2, S.93-98

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Abstract

Da bei der Umsetzung einer digitalen Schriftgutverwaltung Fragen der Langzeitarchivierung von Beginn an beantwortet werden müssen, besteht zwischen diesen beiden Themenfeldern ein enger Zusammenhang. Insbesondere für die Langverfügbarkeit wissenschaftlicher Daten ist eine durchdachte Schriftgutverwaltung nicht verzichtbar. Informationswissenschaftliche Ausbildungseinrichtungen in Deutschland sollten sich daher diesem Thema zuwenden und dabei von den Erfahrungen und Erkenntnissen des Verwaltungswesens profitieren.

Source

Information - Wissenschaft und Praxis. 60(2009) H.6/7, S.387-392

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Abstract

Am 8. Juni 2011 veröffentlichte das DLM Forum die Core Services und Plug-in-Module für die Modular Requirements for Record Systems (MoReq2010®)-Spezifikation für elektronische Records-Management- Systeme (ERMS). Kaum veröffentlicht, spalten sich die Meinungen hinsichtlich Funktionalität und Nützlichkeit des neuen Standards. Ist eine Neu-Vermessung der ERM-Systeme notwendig oder wird mit MoReq2010 lediglich ein weiterer Records Management-Standard übers Knie gebrochen?

Source

Information - Wissenschaft und Praxis. 62(2011) H.6/7, S.289-294

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Abstract

Retrieval Tests sind die anerkannteste Methode, um neue Verfahren der Inhaltserschließung gegenüber traditionellen Verfahren zu rechtfertigen. Im Rahmen einer Diplomarbeit wurden zwei grundsätzlich unterschiedliche Systeme der automatischen inhaltlichen Erschließung anhand der Pressedatenbank des Verlagshauses Gruner + Jahr (G+J) getestet und evaluiert. Untersucht wurde dabei natürlichsprachliches Retrieval im Vergleich zu Booleschem Retrieval. Bei den beiden Systemen handelt es sich zum einen um Autonomy von Autonomy Inc. und DocCat, das von IBM an die Datenbankstruktur der G+J Pressedatenbank angepasst wurde. Ersteres ist ein auf natürlichsprachlichem Retrieval basierendes, probabilistisches System. DocCat demgegenüber basiert auf Booleschem Retrieval und ist ein lernendes System, das auf Grund einer intellektuell erstellten Trainingsvorlage indexiert. Methodisch geht die Evaluation vom realen Anwendungskontext der Textdokumentation von G+J aus. Die Tests werden sowohl unter statistischen wie auch qualitativen Gesichtspunkten bewertet. Ein Ergebnis der Tests ist, dass DocCat einige Mängel gegenüber der intellektuellen Inhaltserschließung aufweist, die noch behoben werden müssen, während das natürlichsprachliche Retrieval von Autonomy in diesem Rahmen und für die speziellen Anforderungen der G+J Textdokumentation so nicht einsetzbar ist

Source

nfd Information - Wissenschaft und Praxis. 52(2001) H.5, S.251-262

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Abstract

Am Beispiel des Schleswig-Holsteinischen Landtags wird das Stufenkonzept eines digitalen Parlamentsarchivs entwickelt. Hierbei werden vor allem Kosten -Nutzen-Aspekte berücksichtigt. Das Archiv umfasst die gedruckten Parlamentsmaterialien und Gesetzblätter sowie ihre Dokumentennachweise. Es werden die Möglichkeiten der Datenübernahme, retrospektiven Digitalisierung und digitalen Langzeitarchivierung beschrieben. Die Formatauswahl orientiert sich an den unterschiedlichen Anforderungen von Bildschirm, Druck/Download und digitalem Master

Source

nfd Information - Wissenschaft und Praxis. 51(2000) H.7, S.407-414