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Abstract

This article presents an overview of the LEAF project (Linking and Exploring Authority Files)1, which has set out to provide a framework for international, collaborative work in the sector of authority data with respect to authority control. Elaborating the virtues of authority control in today's Web environment is an almost futile exercise, since so much has been said and written about it in the last few years.2 The World Wide Web is generally understood to be poorly structured-both with regard to content and to locating required information. Highly structured databases might be viewed as small islands of precision within this chaotic environment. Though the Web in general or any particular structured database would greatly benefit from increased authority control, it should be noted that our following considerations only refer to authority control with regard to databases of "memory institutions" (i.e., libraries, archives, and museums). Moreover, when talking about authority records, we exclusively refer to personal name authority records that describe a specific person. Although different types of authority records could indeed be used in similar ways to the ones presented in this article, discussing those different types is outside the scope of both the LEAF project and this article. Personal name authority records-as are all other "authorities"-are maintained as separate records and linked to various kinds of descriptive records. Name authority records are usually either kept in independent databases or in separate tables in the database containing the descriptive records. This practice points at a crucial benefit: by linking any number of descriptive records to an authorized name record, the records related to this entity are collocated in the database. Variant forms of the authorized name are referenced in the authority records and thus ensure the consistency of the database while enabling search and retrieval operations that produce accurate results. On one hand, authority control may be viewed as a positive prerequisite of a consistent catalogue; on the other, the creation of new authority records is a very time consuming and expensive undertaking. As a consequence, various models of providing access to existing authority records have emerged: the Library of Congress and the French National Library (Bibliothèque nationale de France), for example, make their authority records available to all via a web-based search service.3 In Germany, the Personal Name Authority File (PND, Personennamendatei4) maintained by the German National Library (Die Deutsche Bibliothek, Frankfurt/Main) offers a different approach to shared access: within a closed network, participating institutions have online access to their pooled data. The number of recent projects and initiatives that have addressed the issue of authority control in one way or another is considerable.5 Two important current initiatives should be mentioned here: The Name Authority Cooperative (NACO) and Virtual International Authority File (VIAF).
NACO was established in 1976 and is hosted by the Library of Congress. At the beginning of 2003, nearly 400 institutions were involved in this undertaking, including 43 institutions from outside the United States.6 Despite the enormous success of NACO and the impressive annual growth of the initiative, there are requirements for participation that form an obstacle for many institutions: they have to follow the Anglo-American Cataloguing Rules (AACR2) and employ the MARC217 data format. Participating institutions also have to belong to either OCLC (Online Computer Library Center) or RLG (Research Libraries Group) in order to be able to contribute records, and they have to provide a specified minimum number of authority records per year. A recent proof of concept project of the Library of Congress, OCLC and the German National Library-Virtual International Authority File (VIAF)8-will, in its first phase, test automatic linking of the records of the Library of Congress Name Authority File (LCNAF) and the German Personal Name Authority File by using matching algorithms and software developed by OCLC. The results are expected to form the basis of a "Virtual International Authority File". The project will then test the maintenance of the virtual authority file by employing the Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH)9 to harvest the metadata for new, updated, and deleted records. When using the "Virtual International Authority File" a cataloguer will be able to check the system to see whether the authority record he wants to establish already exists. The final phase of the project will test possibilities for displaying records in the preferred language and script of the end user. Currently, there are still some clear limitations associated with the ways in which authority records are used by memory institutions. One of the main problems has to do with limited access: generally only large institutions or those that are part of a library network have unlimited online access to permanently updated authority records. Smaller institutions outside these networks usually have to fall back on less efficient ways of obtaining authority data, or have no access at all. Cross-domain sharing of authority data between libraries, archives, museums and other memory institutions simply does not happen at present. Public users are, by and large, not even aware that such things as name authority records exist and are excluded from access to these information resources.

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Content

"Standardisierung - Auch 2007 ist die Arbeitsstelle für Standardisierung (AfS) auf dem Weg zur Internationalisierung der deutschen Regelwerke, Formate und Normdateien entscheidende Schritte vorangekommen. Im Mittelpunkt der Vorbereitungen für den Format-umstieg standen eine Konkordanz von MAB2 nach MARC 21 und die Festlegung neuer Felder, die für den Umstieg auf nationaler Ebene notwendig sind. Neben einer Vielzahl anderer Aktivitäten hat die DNB zwei Veranstaltungen zum Format-umstieg durchgeführt. In Zusammenarbeit mit den Expertengruppen des Standardisierungsausschusses wurden drei Stellungnahmen zu Entwürfen des Regelwerkes »Resource Description and Access (RDA)« erarbeitet; es fand eine Beteiligung an der internationalen Diskussion zu wichtigen Grundlagen statt. Der Erfüllung des Wunsches nach Einführung der Onlinekommunikation mit Normdateien ist die DNB im vergangenen Jahr deutlich nähergekommen: Änderungen an Normdaten sollen gleichzeitig in die zentral bei der DNB gehaltenen Dateien und in der Verbunddatenbank vollzogen werden. Seit Anfang September ist die erste Stufe der Onlinekommunikation im produktiven Einsatz: Die PND-Redaktionen in den Aleph-Verbünden arbeiten online zusammen. Das neue Verfahren wird sich auf alle bei der DNB geführten Normdaten erstrecken und in einem gestuften Verfahren eingeführt werden. Die DNB war in zahlreichen Standardisierungsgremien zur Weiterentwicklung von Metadatenstandards wie z.B. Dublin Core und ONIX (Online Information eXchange) sowie bei den Entwicklungsarbeiten für The European Library beteiligt. Die Projektarbeiten im Projekt KIM - Kompetenzzentrum Interoperable Metadaten wurden maßgeblich unterstützt. Im Rahmen der Arbeiten zum Gesetz über die Deutsche Nationalbibliothek wurde ein Metadatenkernset für die Übermittlung von Metadaten an die DNB entwickelt und in einer ersten Stufe mit einem ONIX-Mapping versehen. Innerhalb des Projektes »Virtual International Authority File - VIAF« entwickelten die Library of Congress (LoC), die DNB und OCLC - zunächst für Personennamen - gemeinsam eine virtuelle, internationale Normdatei, in der die Normdatensätze der nationalen Normdateien im Web frei zugänglich miteinander verbunden werden sollen. Die bisherigen Projektergebnisse haben die Machbarkeit einer internationalen Normdatei eindrucksvoll unter Beweis gestellt. Darum haben die Projektpartner in einem neuen Abkommen, das auch die Bibliothèque Nationale de France einschließt, im Oktober 2007 ihr Engagement für den VIAF nochmals bekräftigt und damit eine Konsolidierungs- und Erweiterungsphase eingeleitet."
"DDC-vascoda - Das Projekt DDC-vascoda wurde 2007 abgeschlossen. Für den Sucheinstieg bei vascoda wurde bislang nur eine Freitextsuche über alle Felder oder eine Expertensuche, bei der die Freitextsuche mit den formalen Kriterien Autor, Titel und (Erscheinungs-)Jahr kombiniert werden kann, angeboten. Die Suche konnte zwar auf einzelne Fächer oder Fachzugänge beschränkt werden, ein sachlicher Zugang zu der Information fehlt jedoch. Vascoda verwendete die Dewey Decimal Classification (DDC) als einheitliches Klassifikationsinstrument. Ziel des Projektes DDC-vascoda war es, über diese Klassifikation einen komfortablen und einheitlichen sachlichen Zugang als Einstieg in das Gesamtangebot einzurichten. Weiterhin wurde ein HTML-Dienst entwickelt, der es Fachportalen und anderen Datenanbietern ermöglicht, ohne großen Programmieraufwand ein DDC-Browsing über die eigenen Daten bereitzustellen."