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7. 3.2008 11:35:48

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Classification

658.4/038 22

Date

22. 3.2009 18:43:51

DDC

658.4/038 22

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Date

7. 9.1996 17:35:55

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Footnote

Rez. in: ZfBB 58(2011) H.2, S.108 (R. Schneider): "Kürzlich, während eines Vortrags zum Knowledge Management eines der weltweit grössten Wirtschaftsprüfer, überraschte eine Zuhörerin den Vortragenden mit einer simplen Frage: »Brauchen Sie nicht eigentlich Records Management?« Darauf der sichtlich überrumpelte Referent: »Was meinen Sie mit Records Management?« Soviel zum Stand der Dinge und zur Verankerung des Themas in der aktuellen Betriebslandschaft. Insofern trifft es sich gut, dass nach dem lange erwarteten Handbuch zum Records Management nun das Folgewerk mit demselben Haupttitel sowie dem Untertitel Gestaltung und Umsetzung von Peter Toebak erschienen ist. Der ungleich schlankere Band widmet sich - wie es der Untertitel andeutet - der konkreten Realisierung des betrieblichen Aktenmanagements und tut dies vor allen Dingen anhand eines Zehn-Schritte-Plans, der nach einer Einleitung und einer Rekapitulation der Kernproblematik des Records Management im dritten Kapitel vorgestellt und den folgenden vier Kapiteln ausführlich ausgearbeitet und in allen Details extemporiert wird. Die einzelnen Schritte dieses Plans reichen dabei von der Definition der Methodik (1) und der Identifikation des Umfelds (2) über die Identifikation der Prozesskategorien (3) und die Definition der Records-Serien (4) zu den eher applikationsorientierten Arbeitschritten. Diese umfassen nach der Identifikation der Anwendungen (5), die Integration der Systemlandschaft mit dem EDRMS (= Electronic Documentary Records Management System) (6), die Definition weiterer Attribute (7), die Auswahl und Installation des EDRMS (8) sowie die Umsetzung des EDRMS (9) und dessen Evaluation (10).

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Footnote

Stattdessen präferiert er in erster Näherung A. Endres' Definition, die auch von vielen Wirtschaftsinformatikern - und auch von BID-Fachleuten - akzeptiert wird: "Information, so Spitta, sind interpretierbare, d.h. mit Bedeutung verknüpfte, meist neue Nachrichten, die von einem Empfänger für das Verfolgen seiner Ziele als nützlich gewertet werden." (S. 44, Hervor. i. Org.). Damit kann sich Spitta jedoch noch nicht begnügen, da er Bezug zur Informatik, insbesondere jedoch zur Wirtschaftsinformatik oder Informationswirtschaft herstellen muss. A. Endres definiert Information als ein Tripel I = (A*, S, K), "wobei A* (...) eine Menge von Wörtern (...) über einem Alphabet A, S eine Menge von Symbolen und K einen Kontext bedeutet" (S. 45) "Information", so Spitta, wäre dann "eine Nachricht über einem definierten Alphabet und anderen Symbolen, die für den Empfänger neu und relevant ist und deren Kontext er kennt." (S. 45) In der betrieblichen Praxis sind jedoch mehrere Akteure involviert, sodass es sinnvoll ist "Datenspeicher als Puffer für Nachrichten" (S. 46) einzuführen. Nun fehlt noch eine Definition von Wissen, um betriebliche Prozesse computergestützt abzubilden. "Wissen ist wegen seiner impliziten Bestandteile ebenso individualisiert wie Information. Explizites Wissen basiert auf Daten. Implizites Wissen kann explizit gemacht werden, wenn wir über einen allgemein verstehbaren Formalismus zur Beschreibung verfügen. Der Unterschied zur Information ist die Handlungskompetenz und die mehrfache Verwendbarkeit der zur Grunde liegenden Daten, die im Allgemeinen nur einmal (individuelle) Information sein können." (S. 50, Hervor. i. Orig.) Im Kapitel 5 stehen die "Inhalte betrieblicher Daten" im Mittelpunkt, wo es unter anderem um Grunddaten (wie Sachanlagen), Vorgangsdaten (wie aufzeichnungspflichtige Vorgänge) oder abgeleitete Daten (wie Führungsinformation) geht. Das 6. Kapitel "Die Struktur betrieblicher Daten" geht auf verschiedene Datenmodelle, wie das Relationsmodell, das grafische Objektmodell oder das Vorgehensmodell zur Datenmodellierung ein. Im 7. Kapitel geht es um "Anwendungssysteme", d.h. um betriebliche Informationssysteme und deren Strukturierungsmöglichkeiten.