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Footnote

Rez. in: ZfBB 58(2011) H.2, S.108 (R. Schneider): "Kürzlich, während eines Vortrags zum Knowledge Management eines der weltweit grössten Wirtschaftsprüfer, überraschte eine Zuhörerin den Vortragenden mit einer simplen Frage: »Brauchen Sie nicht eigentlich Records Management?« Darauf der sichtlich überrumpelte Referent: »Was meinen Sie mit Records Management?« Soviel zum Stand der Dinge und zur Verankerung des Themas in der aktuellen Betriebslandschaft. Insofern trifft es sich gut, dass nach dem lange erwarteten Handbuch zum Records Management nun das Folgewerk mit demselben Haupttitel sowie dem Untertitel Gestaltung und Umsetzung von Peter Toebak erschienen ist. Der ungleich schlankere Band widmet sich - wie es der Untertitel andeutet - der konkreten Realisierung des betrieblichen Aktenmanagements und tut dies vor allen Dingen anhand eines Zehn-Schritte-Plans, der nach einer Einleitung und einer Rekapitulation der Kernproblematik des Records Management im dritten Kapitel vorgestellt und den folgenden vier Kapiteln ausführlich ausgearbeitet und in allen Details extemporiert wird. Die einzelnen Schritte dieses Plans reichen dabei von der Definition der Methodik (1) und der Identifikation des Umfelds (2) über die Identifikation der Prozesskategorien (3) und die Definition der Records-Serien (4) zu den eher applikationsorientierten Arbeitschritten. Diese umfassen nach der Identifikation der Anwendungen (5), die Integration der Systemlandschaft mit dem EDRMS (= Electronic Documentary Records Management System) (6), die Definition weiterer Attribute (7), die Auswahl und Installation des EDRMS (8) sowie die Umsetzung des EDRMS (9) und dessen Evaluation (10).
Möglich wäre dies auch in einem dritten Band desselben Autors, der die Kürze und Struktur eines Vademekums haben sollte. Dieses Vademekum könnte dem Records Manager als handlicher Leitfaden und Nachschlagewerk für die jeweils umzusetzenden Projekte dienen. Zudem könnte es dem allgemeinen Management die Notwendigkeit des Records Management vor Augen führen und eine konkrete Entscheidungshilfe zur Gestaltung der allgemeinen Richtlinien sein. Denn eines steht dem Leser nach der Lektüre klar vor Augen: Es braucht mehr Records und weniger Knowledge Management sowie eine sinnvolle Verzahnung dieser beiden Disziplinen mit dem sie stützenden Informationsmanagement. Records Management ist dabei nicht nur ein Scharnier zwischen Informationsmanagement und Knowledge Management und der alles umfassenden Informationstechnologie, sondern kann vielmehr zum Dreh- und Angelpunkt einer effizienten betrieblichen Verwaltung werden. Wenn auch die allgemeine Managementebene bereit ist, diese strukturelle Notwendigkeit zu erkennen, dann steht der von Peter Toebak beschriebenen Gestaltung und Umsetzung nichts mehr im Wege."