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Content

This paper looks at approaches to name authority control in repository contexts and describes the work of the Names project, which has been funded to investigate issues surrounding the identification of individuals and institutions within repositories of research outputs in the United Kingdom. The problem of uniquely identifying authors has been with us ever since books have been catalogued. National libraries have been creating name authority files for authors of books for many years, starting with card catalogues and now maintaining electronic files in MARC format. However, authority files for the creators of journal articles do not tend to exist in library systems. The increasing use of subject-based and institutional repositories to hold working papers, reports, research data, and pre-refereed and post-referred versions of articles has led to a corresponding rise in the number of authors identified in such systems. Without having a means of uniquely and unambiguously identifying the creators of materials in repositories, it becomes difficult to be sure whether all the materials related to a particular author will be correctly associated with that individual. Names of authors may be entered in more than one way, or more than one author may have exactly the same name. This article looks at recent attempts to address this problem in the repository environment and goes on to explain the approach that is planned to be taken in the Names project.

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Abstract

Authority files have played an important role in improving the quality of indexing and subject cataloging. Although authorities can significantly improve searching by increasing the number of access points, they are rarely an integral part of the information retrieval process, particularly end-users' searches. A retrieval prototype, searchFAST, was developed to test the feasibility of using an authority file as an index to bibliographic records. searchFAST uses Faceted Application of Subject Terminology (FAST) as an index to OCLC's WorldCat.org bibliographic database. The searchFAST prototype complements, rather than replaces, existing WorldCat.org access. The bibliographic file is searched indirectly; first the authority file is searched to identify appropriate subject headings, then the headings are used to retrieve the matching bibliographic records. The prototype demonstrates the effectiveness and practicality of using an authority file as an index. Searching the authority file leverages authority control work by increasing the number of access points while supporting a simple interface designed for end-users.

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Abstract

We aim to trace the scenario of the use of controlled vocabularies as tools of research and work in the scope of representation and retrieval of information in institutions that have archival collections, in order to highlight the need for greater emphasis on the subject of representation of archival information in the academic field, increasing the visibility for the study and analysis of the collections in question and their contents, relevant to the information society. We investigate the current scenario of the use of controlled vocabularies in the archival collections of Rio de Janeiro, the theoretical-methodological changes arising from the impacts of information technologies on analysis, representation, such as classification and indexing, content retrieval, information needs in the contemporary world. The representation of information is associated with classification and retrieval of information to the organization of knowledge in information science. There is a gap in the archival area regarding the expression representation of information from the description of the nineteenth century. As for the theoretical-methodological aspect, there was a theoretical survey of the representation of information in publications in the interdisciplinary areas; as to the op-erational methodology, questionnaires were applied to information agencies on the use of controlled vocabularies, in relation to the treatment of information in archival collections. We conclude by demonstrating the importance of adopting the concept of information representation in archives, using controlled vocabularies associated with new information technologies and informational ecology, consolidating the area as a scientific and interdisciplinary field for information science.

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Content

"Subject headings Many Italian libraries create subject headings for their catalogues, using as a reference guide the "Soggettario per i catalogui delle biblioteche italiane." This is basically a list of subject terms created by the Biblioteca nazionale centrale di Firenze (BNCF), first published in 1956 and later updated with various lists of new subject headings. Though the Soggettario is still the main available reference, librarians are generally aware that it is outdated in both vocabulary and structure, especially as it does not provide explicit principles and rules to create and combine subject headings. A research group, called the Gruppo di ricerca sull'indicizzazione per soggetto (GRIS), was founded in 1990. It was devoted to improving the principles and consistency of subject indexing. Its members have performed in depth investigations of the structure of subject headings, starting with the principles of facet analysis used in PRECIS and including original developments. Results of their work are coded into the Guida all'indicizzazione per soggetto, published in 1996 and available also online <http:// wwwaib.it/aib/commiss/gris/gulda.htm>. The GRIS guide does not concern vocabulary, but morphological and syntactical rules for choosing and combining terms according to a sound citation order, based an a "role scheme." Unfortunately, GRIS principles have been applied only in a small number of libraries, mainly in Tuscany, rohere most GRIS members are located. A new project is now attempting to blend the traditional authority of the Soggettario with the more advanced principles of GRIS. A working group has been formed with people from BNCF, GRIS, and others, to study the feasibility of a renewal of the Soggettario. The group produced a report book in 2002, specifying the desirable features of the new system, and is at present searching for grants to implement it.

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Source

Archivar. 70(2017) H.1, S.22-25

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Content

"Nach Augsburg, Bielefeld und Leipzig hat der Standardisierungsausschuss beim 94. Deutschen Bibliothekartag in Düsseldorf zum vierten Mal in Folge eine Veranstaltung zum Themenfeld Standardisierung durchgeführt, die vom Vorsitzenden, Berndt Dugall, moderiert wurde. Auch in diesem Jahr konnten dafür wieder zwei Referenten aus dem Ausland gewonnen werden, die einen Einblick in internationale Aktivitäten gewährten. Den Auftakt bildete Jeffrey Garrett von der Northwestern University Library in Evanston, Illinois mit seinem Vortrag »Entscheidend auch hier der Einstieg - Wandel und Kontinuität im Ethos des Katalogisierens in den USA«. Zunächst erläuterte der Referent die Losung aus dem Titel, die aus dem Werk »Bücherlabyrinthe: Suchen und Finden im alexandrinischen Zeitalter« von Nikolaus Wegmann stammt. Dieses Buch erinnere daran, dass der Katalog in der Nachfolge von Schrettinger und Dewey den Einstieg des Benutzers in die ansonsten gewaltige Unordnung der Bibliothek ermögliche, und dadurch die »Sichtbarkeit« der modernen Forschungsbibliothek erst her- bzw. sicherstellt. Garrett stellte die Frage nach dem Sinn von Katalogen im elektronischen Zeitalter, einer Zeit, in der bibliografische Angaben beziehungsweise Schlagworte durch Volltextrecherchen, die sich gleichzeitig auf mehrere tausend Publikationen erstrecken können, umgangen werden können, und in welcher der Inhalt eines Textes in ständigem Wandel begriffen ist. In seinem Vortrag hat der Referent einige Entwicklungen auf dem Gebiet des Katalogisierens in den USA teils theoretisch, teils konkret nachgezeichnet, in der Absicht, sowohl den Wandel als auch die Kontinuität im Bereich der Erschließung aufzuzeigen. Die bisweilen geäußerte Feststellung, dass Kataloge auf den Müllhaufen der Geschichte gehörten, bezeichnete Garrett als maßlos übertrieben und nur angesichts des »Google-Schocks« in den USA zu erklären. Der Katalog diene nach wie vor als Beschreibung des Volltexts. Der Moderator kommentierte dazu, dass der Gedanke des »Vanishing catalogue« vergleichbar sei mit dem Traum vom papierlosen Büro. Patrick Le Boeuf, der Vorsitzende der IFLA FRBR Review Group, referierte in seinem Vortrag »Zwischen Traum und Wirklichkeit« über die Functional Requirements for Bibliographic Records (FRBR). Anhand von leicht verständlichen Beispielen erläuterte er, was die FRBR mit den vier Entitäten der Gruppe 1: Werk (work), Fassung (expression), Erscheinungsform (manifestation) und Exemplar (item) sind. Ausführlich ging er auch darauf ein, was die FRBR nicht sind und was sie nicht leisten können. Es handelt sich dabei weder um eine Norm, noch um ein Datenmodell oder gar ein Format. Dennoch haben die FRBR Einfluss auf die Standardisierungsaktivitäten auf internationaler wie nationaler Ebene. In einigen Systemen, Prototypen und Projekten lässt sich das Potenzial des FRBRModells für bibliografische Informationen bereits aufzeigen. Ganz konkret werden die FRBR in die Überlegungen der IFLA Meetings of Experts an an International Cataloguing Code einbezogen und haben Einzug in die »Frankfurt principles« gefunden, deren Ziel eine Aktualisierung der »Paris principles« ist, und die bei nachfolgenden Regionaltreffen bis 2007 von Kolleginnen und Kollegen aus allen Teilen der WeIt weiter diskutiert und modifiziert werden. Durch die gegenwärtige Revision der Anglo-American Cataloguing Rules (AACR) werden die FRBR auch Einzug in das internationale Regelwerk halten.

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Content

MARC21 als Austauschformat Die Expertengruppe Datenformate hat in ihrer 5. Sitzung am 22. November 2005 die Frage der Hierarchienabbildung bei der Übernahme von MARC 21 weiter diskutiert und einer Lösung zugeführt. Für einen geringen Prozentsatz der Daten werden trotz Vorarbeiten der Expertengruppe Probleme bei der Überführung von MARC-21-Daten in MAB2-Strukturen gesehen. Es wurde darauf hingewiesen, dass es im Zusammenhang mit dem Umstieg auf MARC 21 ebenso wie bei der kooperativen Katalogisierung notwendig ist, gemeinsame Regeln festzulegen und Absprachen zwischen den Verbünden zu treffen. Eine unterschiedliche Handhabung des Formats sollte sich von vornherein verbieten. Projekt Kooperative Neukatalogisierung Die Projektgruppe hat zweimal getagt, zuletzt am 3. November 2005. Es liegen erste Ergebnisse vor, und spätestens Anfang Januar 2006 soll das Verfahren erprobt werden. Alle Verbünde signalisieren ihr Interesse an dem geplanten Verfahren, da die Eigenkatalogisierungsrate nach wie vor zu hoch ist. Für die Akzeptanz des Dienstes, der auch zum Synchronisieren der vorhandenen Aufnahmen und zum Austausch von Sacherschließungsdaten genutzt werden soll, ist die Aktualität des geplanten Neukatalogisierungspools essentiell. Ein weiteres Ziel ist auch die Optimierung der Arbeitsabläufe zwischen Verbundzentrale und Bibliotheken. Catalogue Enrichment Zur Anreicherung der Katalogdaten gibt es verschiedene Aktivitäten innerhalb der Arbeitsgemeinschaft der Verbundsysteme, die koordiniert werden müssen, damit eine Mehrfachdigitalisierung von Inhaltsverzeichnissen, Abstracts und anderen Objekten vermieden werden kann. Die Arbeitsgemeinschaft der Verbundsysteme beschließt, eine kleine Arbeitsgruppe einzusetzen, die bis spätestens Anfang Februar 2006 einen Vorschlag mit unterschiedlichen Szenarien für unterschiedliche Umgebungen vorlegen soll. Aufgabe der AG Datenanreicherung ist die Konzeption eines schnellen Dienstes für die Digitalisierung von Abstracts und Inhaltsverzeichnissen sofern sie lizenzrechtlich frei verfügbar sind, die allen Verbünden zur Verfügung gestellt werden sollen. Dazu gehören eine Übersicht über die vorhandenen Daten und eine ausgearbeitete Verfahrensvorschrift für das künftige Vorgehen.
DDC/Melvil-Nutzungs- und Lizenzsituation Die Deutsche Bibliothek hat den Dienst Melvil vorgestellt, der auf der im Rahmen des Projektes DDC Deutsch erstellten deutschen Übersetzung der 22. Ausgabe der DDC basiert, und die Such- und Sprachgewohnheiten deutschsprachiger Benutzerinnen und Benutzer berücksichtigt. Mit Melvil wurde ein Online-Dienst entwickelt, der Bibliotheken und Informationseinrichtungen außer einem an WebDewey orientierten Klassifikationstool MelvilClass auch ein Retrievaltool MelvilSearch für die verbale Suche nach DDC-erschlossenen Dokumenten und das Browsing in der DDC-Hierarchie zur Verfügung stellt. Über die Schnittstelle MelvilSoap können Bibliotheken und Verbundzentralen, die den Dienst Melvil lizenziert haben, auch DDC-Daten zur weiteren Nutzung herunterladen. Gegenwärtig vergibt Die Deutsche Bibliothek Testlizenzen, ab 2006 kann der Dienst nach einem gestaffelten Modell kostenpflichtig genutzt werden Ergebnisse der Adhoc-Arbeitsgruppe ISBD(CR) Der Standardisierungsausschuss hatte in seiner 9. Sitzung am 15. Dezember 2004 die Anpassung der Splitregeln bei fortlaufenden Sammelwerken an die ISBD(CR) mit dem Ziel der Übernahme beschlossen. Im Januar 2005 richtete die Arbeitsstelle für Standardisierung eine Ad-hoc-AG ISBD(CR) ein, in der Vertreter der ZDB, der Expertengruppe Formalerschließung und der AGDBT (Arbeitsgemeinschaft der Datenbankteilnehmer der ZDB) unter der Federführung der Arbeitsstelle für Standardisierung zusammenarbeiteten. Auftragsgemäß konnte dem Standardisierungsausschuss am 2. August 2005 ein entscheidungsreifer Entwurf zur Anwendung der ISBD(CR)-Splitregeln für fortlaufende Sammelwerke vorgelegt werden. Die Unterlage, die dem Standardisierungsausschuss zu seiner 11. Sitzung am 1. Dezember 2005 zugeleitet wurde, wurde den Mitgliedern der Arbeitsgemeinschaft der Verbundsysteme im Vorfeld der Sitzung zur Kenntnis gegeben. Die zeitnahe Anwendung der ISBD(CR)-Splitregeln würde nicht nur in einem kleinen abgeschlossenen Bereich eine Angleichung an internationale Gepflogenheiten bedeuten, sondern sie hätte auch einige positive Auswirkungen auf die von Zeitschriftentiteln abhängigen ergänzenden Dienstleistungen. So würde z.B. die Verlinkung mit SFX-Diensten erheblich erleichtert."