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Date

8.12.2007 18:41:22

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Abstract

Creating an online index for a Web site is not a job for the timid. Those contemplating this form of Web indexing should already be accomplished indexers and should have strong experience in Web page creation. Knowledge of HTML is essential. In fact, depending on the nature of a Web indexing job, you may find that it requires more HTML knowledge than indexing skill. Like embedded indexing, Web site indexing is far more work than traditional indexing: the choice of terms is constrained, and the indexing process itself is slower and more challenging. Entries must be carefully chosen because the editing process can be tedious and time-consuming, sometimes more time-consuming than making the original entries. Hypertext links and anchors must be added, and the index itself must be tested to make sure that links work as intended. Adequate compensation for your project is imperative. Web indexing does have its rewards, though, especially for indexers who are intrigued by the Web and Web page design, for those who like a challenge, and, of course, for those who like to have their work online for all the world to see. This article provides a look at the process of creating a Web index for an online newsletter. It is also applicable to other forms of Web site indexing, and should give the beginning Web site indexer an idea of what to expect on that first job

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Date

8.12.2007 19:25:22

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Abstract

Here's the scenario: Your favorite client calls to tell you they are changing their processes. "We've decided to go completely electronic and embed the indexing in the files. Can you do that?" It looks like your life and the way you do your work is going to change if you say yes. But before you do, make sure you know enough about the new process to know whether you want to take on the project. Embedded indexing brings a whole new level of complexity to the indexing process. You will need to incorporate new software technologies and special editing/index-compiling skills with the traditional thought and analysis that has always gone into the indexing process. What do we mean when we say you can embed indexing into files? The simplest answer is the one that Nancy Mulvany gives in Indexing Books: Embedded indexing software is generally a feature found in word processing or page design software such as WordPerfect or Ventura Publisher. Embedded indexing software allows the indexer to insert index entries (or tags for entries) directly into the document's text files. In other words, instead of writing an index in CINDEX, Macrex, or SkyIndex, you put the index entries directly into the same files that are used to create the book. Many companies use Microsoft Word, PageMaker, FrameMaker, or Quark to create their manuals and books, editing, layout, and printing directly from the program files. Pasting up pages manually and creating galleys are not part of electronic publishing. Everything lives in files, from the time it is written until the time it goes to the publisher's printing plates. When you embed indexing codes into these files, the publisher has no worry about what page numbers go into the index until the very end. If needed, files can go through layout, content and copy-edit changes even after indexing is completed. This approach also permits indexing and text to be re-used in the next edition or even converted into hyperactive links!

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Abstract

The "Relative Index" of the Dewey Decimal Classification (DDC) is investigated over the span of its lifetime in 22 editions of the DDC as to its character as a concept indexing system, its provision of conceptual contexts for the terms it lists, and the way in which the index intersects with special tables of categories used in the system. Striking features of the index that are discussed include how the locater function of an index is expressed in it, its practice of including concepts that have not been given specific notational locations in the system, its two methods of providing conceptual contexts for indexed terms (by means of the notation of the system and by the insertion of enhancement terms that portray conceptual context), and how the index has intersected with three types of special tables of categories in the system. Critical issues raised include the indexing of constructed or synthesized complex concepts, inconsistencies in how enhancement terms are portrayed and the absence of them in some instances, the problem of equating conceptual context with disciplinary context, and problems associated with not indexing one type of special table. Summary and conclusions are extended to problems that arise in studying the index.

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Content

"Unter der Leitung von Frank Merrett von der Socieryy of Indexers (www.indexers.org.uk), die in Sheffield ihren Hauptsitz hat, fand am 22. Januar in London ein Workshop statt, in dem Einblicke in das Indexing (Registererstellung) ermöglicht wurden. SechsTeilnehmerinnen und drei Teilnehmer (Bibliothekare, Katalogisierer, angehende Indexer, Benutzer von Indices) bekamen durch Merrett neben den grundlegenden Dingen auch ein wenig Einblick in die Berufswirklichkeit eines Indexers vermittelt. Zunächst wurden einige Definitionen dessen, was ein Index ist, angesprochen: Ein Index (Register) ist eine systematische Anordnung von Eintragungen, die es dem Benutzer ermöglichen, Informationen in einem Dokument zu finden (nach Norm BS ISO 999,1996). Auch andere Definitionen besagen, dass die im Hauptteil eines Dokuments enthaltenen Informationen so herausgefiltert werden sollen, dass durch die Benutzung des Registers ein möglichst benutzerfreundlicher Zugang zum Hauptteil erfolgen kann. Ein Index soll den einen Benutzer entscheiden lassen, ob ein Dokument etwas für ihn Interessantes enthält. Dem anderen soll es dazu dienen, das Gelesene wieder aufzufrischen. Ein Index muss beiden gerecht werden. Nach Eintreffen des Materials vom Verlag (sehr oft als Papierausdruck) beginnt der erste Schritt, der vom persönlichen Arbeitsstil des Indexers abhängt. Manche beginnen sofort beim Lesen mit dem Niederschreiben von Begriffen, oft unter Verwendung von Software (Macrex, Cindex), andere markieren oder unterstreichen zunächst die relevanten Begriffe. Hier beginnt die eigentliche Arbeit, die darin besteht, wichtige Informationen aus dem Text herauszufiltern und so aufzubereiten, dass ein Buchleser zu Wichtigem hingeführt wird. Dazu gehören Entscheidungen wie zum Beispiel »was ist wichtig«, »was kann/ muss weggelassen werden«, »wo müssen Siehe- beziehungsweise Siehe-auch-Verweise eingebrachtwerden«. Bibliothekarisch gesehen, ist dies Sacherschließung und zugleich formale Erfassung, letztlich das Aufbauen eines Kreuzkatalogs. So wie ein Sacherschließer muss auch ein Indexer ständig überlegen, mit welchen Begriffen er dem Benutzer des Registers einen guten Zugang zur Information verschaffen kann. Ein gutes Verständnis des Faches, das in der Vorlage behandelt wird, ist deshalb unbedingt notwendig. Das wurde anhand einiger Seiten geübt, genauso wie das Aufbe-reiten des Index. Äußerste Genauigkeit ist hier nötig. Anhand eines fertigen Index mit eingebauten Ungenauigkeiten wurde geübt, sehr genau hinzuschauen und kleinste Ungenauigkeiten zu erkennen. Merrett sagte, dass ein gut geschriebenes Buch besser zu bearbeiten sei als eines, das einen weniger guten Hauptteil hat. Oft hat ein Indexer nur zwei Wochen Zeit für die Erstellung eines Registers. Die wenigsten dürften allerdings ständig von morgens bis abends an einem Index arbeiten, und nur sehr wenige verdienen ausschließlich mit dem Erstellen von Registern ihren Lebensunterhalt. Meistens ist dies ein Nebenjob. Nach Frank Merrett sind die Verhandlungen mit einem Verlag über einen zu erstellenden Index recht vorsichtig zu führen. Insbesondere über die Termine (Eintreffen des Manuskripts, Abliefern des Produkts) sowie die Form der Vorlage (welches Format, welcher Umfang) muss sich ein Indexer absichern, um keine Überraschungen zu erleben. So kann es sein, dass die Vorlage nicht als Buch, sondern als ein Stapel von Druckbogen, ungefalzt und unsortiert, ankommt. Auch das Honorar muß vom Indexer in Anbetracht des zu erwartenden Aufwandes verhandelt werden. Indexer ist keine geschützte Bezeichnung, deshalb kann sich jeder so nennen. Die Prüfungen, die man bei der Sociery of Indexers ablegen kann, sind aber ein Qualitätsnachweis. Die Society kann durch das Aufführen der Namen und Spezialgebiete auf der Homepage beziehungsweise in einem Verzeichnis einiges für die Mitglieder tun. Die Sociery legt auf das Kontakthalten mit Verlegern großen Wert, um dort auf die Dienste der Indexer hinzuweisen. Um Aufträge muß sich aber jeder selbst kümmern.