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Abstract

Für die Schulungsdokumente der KRAFTWERKSSCHULE e.V. werden die Möglichkeiten der inhaltlichen Erschließung analysiert. Die Erschließung soll im Dokumenten-Management-System ELOprofessional realisiert werden. In der Diplomarbeit werden die Möglichkeiten der verbalen und der klassifikatorischen Erschließung sowie die Vor- und Nachteile ihres Einsatzes und deren Eignung für die Erschließung der Schulungsunterlagen der KWS diskutiert. Ziel der Diplomarbeit ist es, Ideen zu entwickeln, wie die Recherche nach inhaltlichen Aspekten der Schulungsdokumente verbessert werden kann. Eine besondere Bedeutung kommt dabei den Bilddokumenten zu. Die Diplomarbeit beginnt mit einem Kapitel über Dokumenten-Management-Systeme, wobei besonders auf deren Recherchemöglichkeiten eingegangen wird. Im Rahmen der Diplomarbeit wurde eine Ist-Analyse durchgeführt, um die bisherige Ablage- und Recherchesituation in der Kraftwerksschule e.V. zu untersuchen. Im weiteren Verlauf der Diplomarbeit wird die Nutzung von Thesauri und Klassifikationen für die Erschließung der Schulungsdokumente diskutiert. Es werden Vorschläge und Lösungsansätze für die verbale und klassifikatorische Erschließung der Lehrmaterialien präsentiert.

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Abstract

Immer mehr Informationsobjekte werden in digitaler Form publiziert. In der vorliegenden Arbeit werden die Auswirkungen der Digitalisierung auf bibliothekarische Erschließungsmethoden dargestellt: einerseits die Funktion der Auszeichnungssprachen SGML, HTML und XML als Erschließungsinstrumente, andererseits der von bibliothekarischer Seite entwickelte Metadatenstandard Dublin Core. Am Praxisbeispiel "Dokumentenmanagement einer Nichtregierungsorganisation" wird untersucht, ob die Erschließung verbessert werden könnte durch z.B. Optimierung der Volltextindizierung, standardisierte Metadaten oder Integration von Metadaten und Suchmaschinentechnologie. Mithilfe einer Benutzerbefragung werden diese Ansätze an der Praxis gemessen und konkrete Empfehlungen entwickelt. Diese Veröffentlichung geht zurück auf eine Master-Arbeit im postgradualen Fernstudiengang Master of Arts (Library and Information Science) an der Humboldt-Universität zu Berlin. Online-Version: http://www.ib.hu-berlin.de/~kumlau/handreichungen/h136/.

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Abstract

Seitdem die Menschheit Informationen für eine dauerhafte Aufbewahrung aufzeichnete, mussten Wege gefunden werden, bei Bedarf diese Informationen wieder aufzufinden. Solange für die Aufzeichnungen noch kein Papier zur Verfügung stand, hielt sich der dabei zu treibende Aufwand in recht überschaubaren Grenzen. Mit Aufkommen des Papiers und seiner massenhaften Produktion, insbesondere im Zusammenhang mit der industriellen Entwicklung des 19. Jahrhunderts, ergab sich ein sprunghafter Anstieg der zu handhabenden Dokumente. Das Wiederauffinden und der schnelle Zugriff gestalteten sich mit den damals üblichen Organisationsmitteln wie Handablage, Aktenplan und Kartei zunehmend schwieriger. Mit Hilfe von Mikroverfilmung versuchte man vor der Einführung der elektronischen Datenverarbeitung die wachsende Informationsflut besser zu beherrschen. Das Vordringen des Computers in der Bürotätigkeit erhöhte nochmals den Umfang zu handhabender Dokumente, ergab aber auch die Möglichkeit, neue Wege bei der Arbeit mit Dokumenten zu beschreiten. Die Fähigkeit elektronische Informationen in großem Umfang zu speichern, führte zur Erarbeitung von Methoden zur computergestützten Handhabung großer Dokumentenmengen, zu dem, was wir heute als Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bezeichnen. Ziel der Arbeit ist es, aus einer vergleichenden Untersuchung bestehender DMS eine einheitliche formalisierbare Beschreibung der Eigenschaften von DMS abzuleiten. Die einheitliche formalisierbare Beschreibung soll auf bestehende DMS angewendet werden, um deren spezifische Eigenschaften in einheitlicher Form zu erfassen. Auf der Basis der einheitlich erfassten Systemeigenschaften ist eine vergleichende Auswertung wichtiger DMS vorzunehmen. Ausgehend von einer Analyse der Systemeigenschaften wichtiger DMS besteht die Aufgabe, einen Anforderungskatalog für moderne DMS abzuleiten. Die Untersuchung soll Aussagen über die Unterstützung von HTML- und XMLDokumenten enthalten.

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Abstract

Durch die Emergenz des Digitalen und die damit verbundenen technologischen Entwicklungen hat sich nicht nur die Lebenswelt vieler Menschen verändert, sondern auch der Informationssektor hat hierdurch neue Möglichkeiten erhalten, seine Kernaufgaben der Erschließung, Verfüg- und Nutzbarmachung von Ressourcen innovativ umzusetzen. Hierbei scheint der Bereich der Schriftgutverwaltung oder des Records Management eine Sparte zu sein, welche in starkem Traditionsbewusstsein die Prinzipien der Papierwelt in elektronische Umgebungen transferiert hat, wobei der potentielle Mehrwert einer elektronischen Systemumgebung nur bedingt zum Tragen kommen kann. Insbesondere im Kontext der Informationsorganisation und der Ordnungssysteme eröffnet sich durch ein digitales Umfeld eine Mehrdimensionalität, welche eine Papierumgebung nicht bieten kann. Dennoch scheint der Rückgriff auf hierarchische Ordnungssysteme wie Aktenpläne außer Frage zu stehen und somit stellt sich die Frage nach der Bedeutung, der Tragweite und der Unverzichtbarkeit von Aktenplänen im Records Management. Vor diesem Hintergrund soll die Frage erläutert werden, ob das Primat der Aktenpläne trotz erweiterter Möglichkeiten als vorherrschendes Ordnungsprinzip im Records Management gerechtfertigt ist.
Immer dann, wenn ein Paradigma in Frage gestellt werden soll, ist es unabdingbar, sich mit dem Grund seiner Existenz auseinander zu setzen. So sollen nach eingehenden Begriffsklärungen des Records Management und der Ordnungstheorie, die grundlegend für diese Analyse sind, in einem nächsten Schritt die unterschiedlichen Ordnungselemente im Records Management untersucht und ihre Rolle im Gesamtkontext der Disziplin eruiert werden. Dies wird im weiteren Verlauf der Arbeit insbesondere durch eine Analyse diverser Standards sowie der Norm ISO-15489 und deren Implikationen an Ordnungssysteme gewährleistet. Nachdem auf diese Weise die Ordnungssysteme in ihrer Rolle als Informationsverwaltungswerkzeug positioniert wurden, soll im nächsten Teil der Arbeit der Fokus auf das Retrieval und die Interaktion mit dem Nutzer gelegt werden. In diesem Zusammenhang wird das Prinzip Hierarchie, welches den Aktenplan strukturell definiert, in einem ersten Schritt mit den kognitiven Strukturen des Menschen abgeglichen, um hier etwaige Diskrepanzen festzustellen oder ihn zu legitimieren. Daraufhin soll in einem Exkurs in die Informationsverhaltensforschung und empirische Nutzerstudien von Records Management-Systemen versucht werden, die bevorzugten Suchstrategien in Bezug auf Browsing oder Searching herauszustellen. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse sollen im letzten Teil der Arbeit die Konsequenzen für die Ordnungssysteme im Records Management dargestellt sowie die Verbindung zu weiteren technologischen Entwicklungen angerissen werden. Im Fazit werden die Ergebnisse zusammenfassend rekapituliert und abschließend bewertet.

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Abstract

Ziel der vorliegenden Arbeit ist die Untersuchung der funktionalen und nicht-funktionalen Aspekte von Dokumentenmanagement- und Archivsystemen. Hierzu zählen auf der Seite der nicht-funktionalen Aspekte z.B. Benutzeroberfläche, Architektur, Interoperabilität, Integrationsfähigkeit etc. Diese Aspekte werden klassifiziert, priorisiert und bewertet. Hierbei müssen auch die Beziehungen zwischen den einzelnen Aspekten wie z.B. Substitutivität, Komplementarität und Konkurrenz berücksichtigt werden. Das Ergebnis dieser Untersuchung ist eine sog. Zielhierarchie. Anschließend sollen in einer Marktanalyse verschiedene Dokumentenmanagement- und Archivsysteme verglichen werden. Hierzu wird eine Bewertungsmethode, die die o.g. Zielhierarchie berücksichtigt, erarbeitet und danach auf die Menge der zu untersuchenden Systeme angewendet. Das Ergebnis dieser Marktanalyse ist die Beschreibung von Dokumentenmanagement- und Archivsystemen und die Ermittlung gemeinsamer funktionaler und nicht-funktionaler Aspekte, die viele dieser Systeme gemein haben und somit ein Anzeichen für grundlegende Funktionalität ist, aber auch das Erkennen von fehlenden, aber notwendigen bzw. wünschenswerten Funktionalitäten. Aufgrund dieses Ziels und der Nutzung eines formalen Bewertungsverfahrens unterscheidet sich die vorliegenden Arbeit von anderen Publikationen, in denen ebenfalls Dokumentenmanagement- und Archivsysteme verglichen werden.

Content

Diplomarbeit am Fachbereich Informatik der Universität Dortmund

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Abstract

Das Datenbanksystem Planet, derzeit eingesetzt als Information Retrieval System in Pressearchiven innerhalb des SAD-Verbunds der ARD, soll durch ein mindestens gleichwertiges System abgelöst werden. Archimedes, derzeit eingesetzt im Dokumentationsbereich des Westdeutschen Rundfunks Köln, ist eine mögliche Alternative. Ob es die Vorgaben und Anforderungen erfüllt, wird mit Hilfe einer Feasibility-Studie geprüft, notwendige Funktionalitäten und strategisch-qualitative Anforderungen bewertet.

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Abstract

Viele auch kleinere Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen sind angesichts eines wachsenden Berges von digitalen Informationen mit dem Ordnen und Strukturieren ihrer Ablagen beschäftigt. In den meisten Organisationen besteht ein Konzept der Dokumentenlenkung. Records Management verfolgt vor allem in zwei Punkten einen weiterführenden Ansatz. Zum einen stellt es über den Geschäftsalltag hinaus den Kontext und den Entstehungszusammenhang ins Zentrum und zum anderen gibt es Regeln vor, wie mit ungenutzten oder inaktiven Dokumenten zu verfahren ist. Mit den «Model Requirements for the Management of Electronic Records» - MoReq - wurde von der europäischen Kommission ein Standard geschaffen, der alle Kernbereiche des Records Managements und damit den gesamten Entstehungs-, Nutzungs-, Archivierungsund Aussonderungsbereich von Dokumenten abdeckt. In der «Anleitung zur Umsetzung» wird die umfangreiche Anforderungsliste von MoReq2 (August 2008) zusammengefasst und durch erklärende Abschnitte ergänzt, mit dem Ziel, als griffiges Instrument bei der Einführung eines Record Management Systems zu dienen.

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Abstract

Mit der Digitalisierung von Dokumenten und damit verbundenen Integrationsbestrebungen von Abläufen und Funktionen ändern sich die Anforderungen an das Dokumentenmanagement, das in Enterprise Content Management (ECM) aufgeht. Untersucht wird das Dokumentenmanagement vor allem aus informationswissenschaftlicher Sicht: Methoden der Informationsgewinnung, Informationsverwaltung in Informationssystemen und Information als Produktionsfaktor. Ein Engpaß ist die Dokumentenerschließung, weil arbeitsintensiv und deshalb kostspielig. Professionelles Dokumentenmanagement erfordert jedoch strategische, zukunftssichernde Entscheidungen.

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Abstract

Die vorliegende Arbeit befasst sich im ersten Teil mit den theoretischen Grundlagen, Aufgaben und Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems. In diesem Zusammenhang erklärt werden auch Metadaten, Indexierung, Thesaurus und die bekanntesten Klassifikationssysteme. Erwähnt werden auch das Semantic Web und dessen Technologien. Die Schritte der Realisierung einer SQL-Datenbank, in welcher die Metadaten abgebildet werden, werden in den praktischen Teil der Arbeit näher beschrieben.

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Abstract

Ein Konzept wird entwickelt für ein EDV-unterstützte Erfassung unterschiedlicher Medientypen durch ein Datenbank-Management-System [DBMS]: Nach Anlass, Zielsetzung und Vorgehensweise werden Zustand des Archivs und Ziel-Konzept beschrieben, es folgen Auswahl und Einrichtung des DBMS, Nachweise zur Erfüllung der Anforderungen und Maßnahmen zur Archivorganisation.

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Abstract

Für das Branchenarchiv der Unternehmensberatung »Angermann M&A International GmbH« werden bestehende Aufgaben, Strukturen und Anforderungsprofile analysiert mit dem Ziel künftiger Digitalisierung und Umstrukturierung. Anhand des so gewonnen Kriterienkataloges werden mehrere Archivsysteme verglichen, bewertet und ausgewählt, das »vielversprechendste« (?) Programm wird genauer untersucht.